Quid de notre remboursement ?

Votre entreprise a reçu une note de crédit de notre part mais vous n’avez pas reçu de remboursement alors que le délai est échoué ? Il peut y avoir plusieurs raisons à cela, que nous passons ici en revue en précisant s’il y a lieu d’agir ou non.

Un montant supérieur à 15 000 €

Si le montant de la note de crédit est supérieur à 15 000 €, le remboursement n’est pas automatique – qu’il s’agisse du montant d’une même note de crédit ou du montant total à rembourser relatif à un seul et même numéro d’entreprise. Il en va de même si, outre ce montant excédant les 15 000 €, l’index de consommation a été estimé. 

Que faire ?

• Pour recevoir un remboursement dont le montant excède les 15 000 €, veuillez contacter votre personne de contact dédiée. Vous trouverez ses coordonnées sur n’importe laquelle des factures que nous adressons à votre entreprise.
• Si le montant de la note de crédit est supérieur 15 000 € et que l’index a été estimé, il est nécessaire, avant toute chose, que l’index soit corrigé. Pour ce faire, communiquez l’index à votre personne de contact dédiée qui le transmettra à votre gestionnaire de réseau de distribution, qui à son tour le vérifiera et le confirmera – notez que cette confirmation peut prendre quelques semaines.
   

Annulation d’une facture de plus de 15 000 €

L’annulation d’une facture de plus de 15 000 € peut également entraîner le blocage du remboursement d’une note de crédit. Contactez votre personne de contact dédiée. Notez qu’un lettrage avec la facture concernée par cette annulation est préférable. Si cette dernière a déjà été soldée, il sera nécessaire que la période refacturée le soit également pour que votre entreprise puisse prétendre à un remboursement. 
 

Un plan de paiement en cours

Votre entreprise bénéficie d’un plan de paiement chez nous ? Dans ce cas, le montant de la note de crédit est utilisé pour apurer les tranches du plan les plus anciennes ou qui sont déjà échues, comme cela est stipulé dans le courrier de confirmation dudit plan de paiement.

Que faire ?

Vous n’avez aucune démarche à entreprendre : l’utilisation de ce montant se fait automatiquement si et seulement s’il s’agit de la même référence client (il n’y en effet jamais de lettrage automatique entre plusieurs références client). Autrement dit, s’il s’agit d’un même numéro d’entreprise mais d’une référence client différente, le remboursement de la note de crédit est bloqué tant que le solde n’est pas apuré. 
 

Une facture impayée

Le montant de la note de crédit peut également servir à payer tout ou partie d’une facture qui reste impayée alors que son terme est échu. S’il reste un montant à verser à votre entreprise, ce paiement sera effectué endéans les 18 jours.

Que faire ?

• Même numéro d’entreprise et même référence client : vous ne devez prendre aucune action. 
• Même numéro d’entreprise mais référence client différente : il est préférable de solder la ou les factures échue(s) pour la ou les autres références client afin que votre entreprise soit remboursée. En effet, le lettrage n’est jamais automatique entre plusieurs références client. N’hésitez pas à appeler votre personne de contact dédiée pour qu’elle vous conseille au mieux.  
   

Un solde à régler

Nous n’effectuons pas de remboursement automatique s’il reste un solde à payer datant des 12 derniers mois.

Que faire ?

Réglez ce solde et vous débloquerez ainsi le remboursement qui s’effectuera alors dans les 18 jours.
 

Trois rappels ou mise en demeure

Si une ou plusieurs de nos factures ont fait l’objet de 3 rappels ou d’une mise en demeure dans les 6 derniers mois, le paiement de votre note de crédit n’est pas automatique.

Que faire ?

Payez la ou les factures en question et la procédure de remboursement sera relancée. Votre société devrait recevoir le montant de sa note de crédit sur son compte dans les 18 jours suivant votre paiement.
 

Recouvrement de dettes externe

Votre entreprise ne reçoit pas le montant mentionné sur la note de crédit si elle n’est plus cliente de TotalEnergies et que les dettes qu’elle a chez nous sont gérées par une société externe.

Que faire ?

Vous n’avez rien à faire. Le montant de la note de crédit servira au recouvrement externe des dettes. 
 

Facilitez-vous la vie en optant pour la domiciliation 

Vous souhaitez recevoir votre remboursement plus rapidement ? Domiciliez vos paiements via l’organisme bancaire de votre entreprise. Pour activer cette domiciliation, fournissez à votre personne de contact dédiée le document SEPA dûment complété.